지메일 활용 레벨 업” 유용한 팁 5선

구글의 지메일은 사용자별로 맞춰서 사용할 수 있는 기능으로 유명하고, 사용자들이 시도해볼 수 있는 많은 특별한 실험실(Lab) 기능도 제공한다. 지메일을 처음 접하든지, 다른 메일에서 지메일로 전환해볼 생각이 있든지, 이미 익숙해졌든지 간에 여러분들이 더욱 효율적으로 작업할 수 있도록 도와주는 다섯 가지 팁을 준비했다.

1. "할 일 목록(Tasks)"를 사용하라

저녁 식사 약속을 잡고 싶은 친구로부터 메일을 한 통 받았다고 가정해 보자. 지메일에서는 간단히 클릭 몇 번으로 이메일을 완수되면 없어지는 아이템으로 전환시킬 수 있다.

그렇게 하기 위해서 일단 이메일 메시지를 열고, "추가 기능"을 클릭하고, "할 일 목록에 추가(Add to Tasks)"를 선택한다. 그러면 할 목록이 이메일의 제목과 함께 나타나며, 완수되면 클릭을 할 수 있는 체크박스도 제공된다.

제목 옆의 화살표를 선택해서 할 일에 관련된 기록이나 마감일 등을 기록할 수 있다. 할 일을 삭제하기 위해서는 할 일명 옆의 박스를 클릭하면 된다.

더 많은 할 일 옵션을 사용하려면 목록 창 아래의 "기타 작업(Actions)"를 클릭하고, Ctrl + Up; Ctrl + Down 키를 사용해서 원하는 작업을 위로, 아래로 옮기며 우선순위를 정할 수 있고, 할 일목록을 이메일로 보내거나 프린트할 수 있으며. 마무리된 할 일들과 남아있는 할 일들의 마감일을 정렬해볼 수도 있다.

할 일 목록은 계속해서 사용할 수 있다. 컴퓨터를 사용하지 않을 때 특정 작업들을 접속 및 수정하기 위해서는 http://www.gmail.com/tasks 사이트를 방문하면 된다.

2. 부재 중 자동 응답 기능

이번 휴일에 떠나는가? 부재중 자동응답기(Vacation Responder)라고 불리는 지메일의 휴가 중 기능은 사용자가 휴가 중이어서 회사에 없다는 사실을 알도록 자동으로 메시지를 전달한다.

이 기능을 활성화 시키기 위해서, "환경설정(Settings)"을 클릭한 후, "기본설정(General)" 탭을 선택한 뒤, 가장 아래로 스크롤을 내려서 "부재중 자동응답 기능(Vacation responder on)"에서 사용을 선택한다. 지메일을 통해서 연락을 취하려는 사람들에게 이메일로 휴가 상태를 알려줄 제목과 내용을 입력하고, 이 설정이 유지되어야 하는 기간을 선택한 뒤 "변경사항 저장(Save Changes)"을 클릭한다.

3. 유용한 단축키

이메일 사용이 더딘 감이 드는가? 메시지 확인 때문에 매일 당신의 아침시간을 상당히 낭비하고 있다는 생각이 드는가? 지메일이 제시하는 해결책은 단축키를 활성화 시켜서 이메일 수신함을 쉽게 훑어 보는 것이다.

환경설정에서 "기본설정(General)"을 선택한다. 그리고 상단에 있는 "키보드 단축키 사용(Keyboard shortcuts on)"을 클릭한다. 구글 지메일 도움말 페이지에서 단축키의 전체 목록을 확인할 수 있다. 아래는 필자가 즐겨 사용하는 단축키 일부이다.

편지쓰기 : c
메시지 검색 : /
메시지 열기 : o 혹은 엔터
답장 : r
임시 저장 : 컨트롤 + s
읽은편지로 표시 : 쉬프트 + i

4. 수신자가 본인인 메일만 확인

때때로 당신을 포함 여러 사람들에게 한꺼번에 보내지는 이메일은 의미 없을 때가 많다.

"개인전용 표시(Personal level indicators)"서비스는 사용자에게만 전달된 이메일일 경우에 확인할 수 있도록 메시지 수신함 속 메시지 옆에 화살표가 나타나게 한다. 하나의 화살표 (>)는 여러 명의 수신자에게 보내는 이메일을 뜻하고, 두 개의 화살표(>>)는 본인에게만 보내어진 이메일을 뜻한다.

개인 수준 알림을 설정하기 위해서는 지메일 환경설정(settings) 탭 아래의 "기본설정"에 들어가서 중간쯤에 있는 "표시 보기(Show indicators)"를 선택하고, "변경사항 저장(Save Changes)"을 클릭한다.

5. 원격 로그아웃

도서관에서 공용 컴퓨터를 사용하거나 친구의 집에서 이메일을 확인하고 나서 자신의 계정을 로그아웃 하지 않았을 때, 지메일은 원격으로 로그아웃 할 수 있는 기능을 제공한다.

받은 편지함 화면 아래에서 계정이 마지막으로 사용되었던 위치와 시간에 대한 정보를 볼 수 있다.

"세부정보(Details)"을 클릭해서 웹 브라우저나 이동기기를 통해 사용한 이메일 접속 날짜와 시간, 위치 및 IP 주소를 포함한 최근의 접속 정보를 확인할 수 있다. kburnham@cio.com